为期一周的行政管理实操训练课程结束了,在此期间,我以一个行政管理工作新人的心态从零学起,系统的认识了行政管理工作的内涵和外延。下面,我就培训期间的感悟作以小结。
一、行政是什么
行政工作,就是通过内部管理和外部资源管理,根据公司经营管理需要为企业提供行政和后勤服务的工作,从而为企业的高效和稳定发展保驾护航。在此之前,我总认为行政工作琐碎、繁杂,而且无法从根本上为公司经营管理创造价值。行政部门的身份同时具有救火队和居委会的双重元素,行政工作可谓不求成功,只求不败,一个细小的差错就会带来严重的后果,因此,“行政不好做”是大家一直以来的看法。但是通过培训,我对此有了新的认识——行政工作的最高境界是润物细无声。
行政部犹如企业的组织心脏,看似无功,但不可以有过;行政工作关注的是效率和成本,而行政工作创造的价值就在于保证公司经营环境的安全、节约、效率和稳定。行政无小事,虽然不能像其他部门为公司带来直接效益,但是它为公司的正常运转提供了基本保障。老子有言:“太上,不知有之;其次,亲而誉之;其次,畏之;其次,侮之。”这也许就是判断行政工作做得好与坏的最好诠释。真正优秀的行政部门应该是不求功、不求名、不求利、不求报,默默为企业发展保驾护航的团队,春风化雨,润物无声。
二、行政怎么做
行政事务总体分为办文、办会和办事三方面,具体到日常工作就包括文字工作、党工团妇、机要档案、后勤管理、企业宣传、法务、督察督办等工作。而一直以来我对于行政管理的各项事务都有界限不清、方向不明的问题。
通过培训我了解到,从行政管理过程来看,它主要有四项基本职能,包括计划、组织、协调和控制。具体而言就是制定工作计划,下达指标,对确定的计划和决策付诸实施,办理执行;同时通过制度规范等具体措施,改善和调整组织之间、人员之间的各种关系,并通过统计资料和实时信息分析等对办理事项进行督察督办,严格控制。
这次培训,我首先学会了结构化思考的方法。在思考解决问题时,避免直觉思考,而是采用结构化思维方式,根据“事前”、“事中”、“事后”的顺序分析解决问题,做到全面、细致、到位,这样就能使遇事就慌乱的我做到层次分明、有条不紊。
其次,是制度第一。规范性的企业制度体系,必须考虑到符合战略、目标明确、范围清晰、方法明确、程序规范、权责明确、考核奖惩等七个方面的因素。而我们在制度制定的过程中,往往忽略了考核奖惩和明确权责的重要性。没有明确权责和考核奖惩的制度就犹如空中楼阁,无法真正落地。有了明确权责、细化考核、落实奖惩的制度,才能真正在政策上规范、激励企业的成长,确保企业有序、健康、高质、高效的发展。同时,制度体系形成的全过程,必须包括起草、执行和宣贯三个环节的闭合,而我们往往只重起草下发而缺少了对制度宣贯的重视。
再次,是流程的固化。流程是一系列顺序相连、创造价值的活动,是企业内部在管理和业务领域优秀经验的总结和固化,并且永远存在持续改进的空间。流程能够使规范的工作方法代替经验式的工作方法,能够使优秀的工作方法得到凝练和传承,这不是口耳相传的工作技巧而是固化优化的办事原则。优秀的流程需要组织内外部协调一致,业务流畅,用时短、成本低,且信息传递及时、对称,控制有力,同时流程的各个责任链清晰明确。流程的制定,必须明确目标,明确权责,以此形成企业规范的工作准则,这是我在做行政工作中忽视的问题,也是期待能够改进的地方。
最后,是行为规范的闪光点。在培训中我了解到,行政工作无论是前台服务还是后台管理,都不可忽视行为规范,每一个接触点都应成为公司行政工作中的闪光点。行政工作中90%是服务,10%是管理,可见服务对于行政工作成败的重要性。行政无小事,即便是司机、前台等基础服务岗位也是企业形象的窗户,企业形象的维护离不开这些“第一接触点”的规范化、标准化,更何况行政管理人员的行为展示。同时,后台管理也需要行为的规范化和标准化,以及不断的培训与测评。行为规范是企业BI(行为识别系统)的重要组成,企业CI(形象识别系统)的形成离不开BI的完善,没有BI的完善就没有企业文化的落地。只有从“顾客体验”出发,做早一点,做多一点,做好一点,才能获得认同。同时,利用“事前、事中、事后”的思维方式,来制定标准化流程及行为规范,才能打造出优秀的行政团队,让每一个接触点都成为行政工作的闪光点。
三、什么是优秀的行政工作者
培训中,对我而言最大的感触就是如何成为一个优秀的行政工作者,如何进行个人管理,这是解决如何做好行政工作的基础。管好自己、管好团队、管好行政是行政管理者的三项修炼。对我而言,做好个人管理是最首要的。行政工作者必须具有“意愿”、“责任心”、“能力”和“时间”四个方面的条件,也就是必须具有追求卓越的意愿,不自我而利他的责任,高质高量的办事能力,以及长年累月的经验积累和甘于奉献时间精力的精神。
树立对行政工作的信心,端正干好工作的心态,用己之长,容人之短,是我此行最大的收获。管好自己,就要树立职业化的心态,培养自己解决问题的能力,学会时间管理、角色管理,同时在能力发展的道路上不断求索,这样才能实现个人管理水平的提升。带着个人与企业共同发展的信心和决心,怀着“今天我以公司为荣,明天公司以我为荣”的愿景,拥有正视问题、虚心改正问题的平衡心态,保有一颗阳光、宽容、进取的心,才能塑造成熟人格,真正迈上从职业化到事业化发展的成长道路。
综上,越是有压力,越要有动力,培训带给我的是自我的认知,以及对行政工作的认知,对过去说再见,结束即开始。
行政部 成媛媛
2015年5月7日